なぜ勤怠システムの導入がうまくいかないのか？

勤怠時間の自動集計や有給管理で便利な勤怠システム。いくつもありますので、利用している企業はどんどん増えています。

一方で利用してみたものの、運用がうまくいかず諦めてしまった方も多いと思います。

そこで今回は、勤怠システムの導入がうまく行かない理由と対策を紹介します。

システム操作に慣れていない

私もいくつか勤怠システムを操作しています。簡単にできるようになっているとは言え、普段触ったことがない方がいきなり操作するのは難しいです。

これに関しては今後アナログが主流になることはおそらくないでしょうし、対策と言えないかもしれませんが将来を見据えて慣れていくしかありません。

そこで、勤怠システムを選ぶ際は出来る限りサポートの手厚いシステムを選ぶことをおすすめします。メールでの問い合わせだけではすぐに連絡がもらえないため、少なくともチャットサポートがあるところを選びましょう。

慣れないところはチャットで随時サポートを受けながら少しずつ覚えていくということです。

複雑な設定で運用している

アナログで管理している企業ではアナログで管理しているため、融通がきき複雑な運用になってしまいがちです。

一方で様々な企業の要望に応えることができるよう、勤怠システムは高機能で複雑な設定にも対応でき、現状の勤怠管理方法でそのまま導入してしまうこともできます。

しかしそのように導入を進めてしまうと、初期設定も難しくなり、導入後の運用も難しくなってしまいます。

こうして設定や運用に時間がかかり、手で計算しても変わらないとなって元に戻ってしまったり、運用が複雑なため担当者の退職で引継ぎがうまくできずに利用をやめてしまうといったことになります。

対策としては導入前に現在の勤怠管理の状況を整理し、できる限りシンプルな制度にすることです。複雑だと従業員の方も理解できずにミスが増えたり、教えるのに時間がかかったりとシステム導入による効率化のメリットがなくなってしまいます。

独自の勤務スタイルでそれを目当てで入社する人がいる、受注できているというような勤務体系が強みになっていない限り、シンプルでわかりやすい制度にすることをおすすめします。

社労士オフィスサンライズでは操作に慣れていない方、初めて利用する方も少しずつできるようになっていただくために顧問契約にはシステムサポートも含まれています。また、人事労務の専門家として導入前の勤怠管理の見直しも行っております。

マネーフォワード、freee、ジョブカン、SmartHRなどの各種クラウドシステムもサポートしています。これらを導入することで、労働時間のリアルタイムでの把握・分析、生産性向上につなげることができます。

勤怠システムの導入をご検討する際、自社ではお手続きが難しい、手間がかかるといったことがあるかと思います。そのようなときは人事労務の専門家である社労士（社会保険労務士）にお気軽にご相談ください！