就業規則 作成方法 手順
労務社長労務社長

これから就業規則を作成するんだけど、何から始めればいいんだろう・・・就業規則も作成したら会社においておけばいいんだろうか?

いしかわいしかわ

就業規則を作成すると一言にいっても、出来上がるまでにはいくつか手順があります。今回の記事では就業規則の作成手順や手順ごとの対応方法などを解説していきます。

自分で作成しようと考えている事業主の方はまずは就業規則作成の全体像を押さえておきましょう!

就業規則の作成手順

就業規則 手順

就業規則の作成は、規程を作ったら終わりというものではありません。規程を作成したら従業員の代表から意見を聴き、意見書を併せて労働基準監督署に提出します。

提出に加え、従業員に就業規則を周知することでやっと就業規則として有効なものとなります。ここからは各手順について解説していきますので、作成の流れをつかんでください。

就業規則の手順①:作成

まずは就業規則を作成することから始めます。作成方法については後ほど解説します。前述のとおり規程を作成するだけでなく、労働組合がない場合は従業員の代表に意見を聴く必要があります。

代表者の選び方に制限はありませんが、事業主が指名してはいけません。挙手や従業員の話し合いなど必ず従業員側で決めてもらいましょう。

意見に関しても聴くだけで足り、反対意見であっても手続き上可能です。

以下は労働局で配布されている意見書の様式です。
就業規則意見書( Word / PDF )

就業規則の手順②:届出

規程を作成したら管轄の労働基準監督署に郵送するか直接持っていき、届出をします。CD-ROMでの提出や電子申請で届け出ることも可能です。

以下は労働局で配布されている届出書の様式です。
就業規則(変更)届( Word / PDF )

就業規則の手順③:周知

周知されていない事業所がよく見られます。就業規則は届出+周知によって有効なものになるので注意しましょう。

周知の方法は以下のような方法があります。社長室や事業主の自宅に置いておいたり、金庫にしまっていたり、という場合は周知されていないことになります。

周知の方法
  • 誰でも見やすい場所に常に置いてある
  • 共有のフォルダなどPCで誰でも閲覧できる
  • すべての従業員に書面で配る

就業規則の作成方法

就業規則 作成方法

就業規則の作成では、ひな形を利用したり、ソフトを使ったり、自分で作るのが難しい場合は専門家に依頼する場合もあるでしょう。

ここからは、就業規則の作成方法について3つ解説していきます。

作成方法①:ワード形式のファイル

厚生労働省のモデル規程や、購入した書籍に就業規則のひな形が用意されています。配布されているテンプレートの多くはWord形式であり、自分で編集して作成することもできます。

ただし、テンプレートは必要最低限の内容しか入っていなかったり、自社に合った内容ではないこともあるので、自分で作成する際は慎重に検討しましょう。

作成方法②:作成ソフトを利用

有料のものもありますが、ここでは厚労省が提供している無料のものを紹介します。

就業規則作成支援ツール

こういった作成ソフトを利用して自分で作ることも可能ですが、テンプレートを使う注意点と同様、そのまま使っても大丈夫かどうか検討が必要です。

作成方法③:専門家に依頼

自分で作るのが難しいときは、社労士や弁護士といった専門家に依頼する方法もあります。

就業規則の作成は社会保険労務士の独占業務にあたり、作成や提出代行は弁護士以外の専門家(行政書士や司法書士など)ではできません。専門家を探す際は、社労士か労務に詳しい弁護士の先生に相談しましょう。

就業規則の届出方法

就業規則 届出

作成した就業規則は届出が必要です。就業規則を有効なものにするためにどのような届出方法があるのかチェックしてください。

就業規則の届出①:書面で労働基準監督署に提出

作成した就業規則を印刷して労働基準監督署に提出します。郵送・持参どちらも可能です。

提出する書類は2部ずつ持っていきましょう。郵送の場合は返信用封筒も必要です。1部は労働基準監督署に保管され、1部は控えとして持って帰ります。

就業規則の届出②:e-Govで電子申請

印刷する必要もなく、オンラインで終わるため便利ですが電子証明書の準備が必要です。

就業規則の届出だけであれば、準備に時間がかかるためあまりおすすめではありません。他の労務手続きも電子申請している事業主の方は電子申請で進めるのもよいでしょう。

就業規則の届出③:届出義務がない

10人未満の事業所であれば労働基準監督署への届出の義務はありません。ただし、届出をしていないと助成金の手続きで必要書類が増えてしまうことがあります。

また、届出義務がないので作成していない、という事業主の方もいます。しかし、会社のルールが明確になっていない状態なので、一人でも従業員がいれば作成することをおすすめします。

まとめ:就業規則の作成までの流れを押さえておきましょう

就業規則 手続きの流れ

今回の記事では、これから就業規則を作成する事業主の方などを対象とした内容になっています。ご自身で作成される場合は、どのような手順で作成していくのか全体の流れを踏まえて進めていきましょう。

また、別の記事では厚生労働省のモデル規程に111個のコメントを追加したひな形もダウンロード可能です。どういったことに気を付ければいいのかイメージがつきやすくなるコメントを入れています。

現在は公開していますが、予告なく終了してしまうのでご興味ある方は早めにご確認ください!