年末調整って大変ですよね。
様式の改正があり、手間の増えた2020年分の年末調整も終わり、ほっとしている方も多いと思います。
毎年、人数分の書類を準備するのも大変。
社員に配布した後も記入方法が複雑で、正しく記入されていることの方が珍しいということもあるかと思います。
年末調整のペーパーレス化
そんななか、近年ではペーパーレス化の流れが年末調整にもきており、ＣＭなどでもいろいろなシステムが紹介されています。
人事労務freee、マネーフォワードクラウド、SmartHR、オフィスステーション・・・etc、年末調整ができるクラウドシステムは様々あります。
これらのシステムの特徴としては、社員がＷＥＢを通じて自分で直接情報を入力するところにあります。
そのため、扶養控除等申告書などの書類を事前に配布する必要もなく、ガイド付きのアンケート形式の項目を埋めていくことで年末調整に必要な書類が自動生成される仕組みになっています。
事前に書類の準備もなく、質問に答えていくことで従来より簡単に進められるので記入ミスも少ない、そういった点で年末調整の工数削減が可能になります。
SmartHRが使いやすい！
年末調整が行える各種クラウドシステムのなかでも、SmartHRが特におすすめです。
おすすめする理由として2点あります。
１つ目は社員目線で圧倒的に見やすい画面設計になっていることです。
年末調整だけでなく、入社手続き等含めてですがSmartHRはシンプルな画面で人事労務の管理者以外の方が見ても使いやすいです。
２つ目は年末調整で回収した資料のチェックがしやすいことです。
他のクラウドシステムでも書類のチェックはできますが、画像と照合しながらチェックしたり、ダブルチェックのフローを作成したり、とチェック作業まで考えた設計になっています。
ただ、SmartHRには給与計算の機能がないので、社員から年末調整の書類回収、チェックはできますが年末調整の計算までの機能はありません。
そこで、弊所でおすすめする一番効率化できる方法として次の組み合わせがあります。
年末調整はSmartHR×マネーフォワードがおすすめ
SmartHRはマネーフォワードとの組み合わせが一番相性がいいです。
社員情報、給与計算、年末調整もAPI連携可能です。
流れとしては、
SmartHRで年末調整の資料回収、チェック
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マネーフォワード給与に年末調整情報を連携
↓
マネーフォワード給与で年末調整を完了させる
↓
電子申告用のデータを使って申告ソフトやe-tax、eL-taxで申告
↓
SmartHRに源泉徴収票をアップロード、社員にWEB公開
という流れが一例として考えられます。
設定や細かい修正が必要な場合もありますが、基本的には入力作業はほとんどなく、きちんと整理されていればデータ連携でサクサク進みます。
事前に書類の配布もせず、源泉徴収票もWEB上で公開できるので、使いこなすことで大幅に効率が上がります。
文章だけで見てもどのような流れかわかりづらいと思いますので、この業務フローがざっくりわかるように動画を準備しております。（近日公開予定）
今回の年末調整は間に合わなかったという方も、今から導入の準備をすれば、次の年末調整までまだ1年近くあります！
テレワーク・リモートワークやペーパーレスも進んでいますので、この機会に導入して効率アップしましょう。
