システム導入

クラウドシステムを導入することでどのようなメリットがあるか、どのようなシステムを選ぶのがよいかといったようなことをご説明します。

クラウドシステムについて

クラウドシステムを導入するとしても、メリット・デメリットの検討が必要になります。

クラウドシステムのメリット

クラウドシステムを導入することで得られるメリットの一つとしてコスト削減があります。導入による作業の効率化で同じ仕事を今までより少ない人数で回せるようになり、人件費が削減できるというものです。また、自社独自のシステムを開発して利用することに比べても初期費用が安く、運用コストも安く抑えられます。

働き方改革の流れにも沿っており、クラウドシステムであればネット接続ができればどこでも利用でき、テレワークも可能です。クラウドサーバーのセキュリティも自社で気にすることもないのもメリットです。

メリットの中で特に大きいのは標準化による作業効率の向上です。そもそもシステム化するためにはある程度作業が標準化されていなければできません。クラウドシステムは多くの会社で利用できるように標準化されているため、効率的な設計になっています。

標準化されることで誰がやっても同じことができるようになるので社内での業務引継ぎも簡単になります。

また適正な労務管理も行えるため、中小企業、IPOを目指すスタートアップ、ベンチャー企業では未払い残業代をはじめとする労務リスクを小さくすることができます。

クラウドシステムのデメリット

ランニングコストがかかる、ということが考えられます。
しかし、導入によるメリットを考えると必要経費と考えてよいと思います。

また、サービス提供が終わってしまう可能性もあります。
そのときは仕方ありませんが別の類似サービスに乗り換えることになります。
乗り換えもクラウドシステムの導入、運用をしていれば業務はすでに標準化されているので操作感が違ったりすることはあります。
サンライズではそのような場合に備えて複数システムを利用しているため別のシステムへの移行もスムーズに行くようサポートできます。

クラウドシステムの選び方

「自社に合ったシステム」を選ぶことになります。
「自社に合うシステム」とはどのようなものでしょうか。

単に既存業務をそのままシステム化できることが必ずしも「自社に合ったシステム」とは考えていません。システム導入で肝心なことは業務の標準化です。
既存業務がすでに標準化されていて見直しの必要がなければ、そのままシステム化できるものを選べばよいと思います。

しかし、多くの会社では見直しの余地があるものと考えています。例えば年末調整のとき、書類は担当者が配布・回収して、記入に誤りがあれば担当者が確認して訂正していませんか?このような場合、SmartHRのような年末調整をクラウド上でできるシステムを導入しても「担当者が行う」という業務フロー自体を見直さないと大きく効率化はできません。

参考記事SmartHRについて

システム導入に限った話ではありませんが、100の成果を110にすることはその場しのぎの改善で達成できるかもしれませんが、100の成果を200、300にしようとすると業務フロー、内容を根本的に変えないとまず達成は難しいです。

つまり、システム導入による効率化を最大限にするための「自社に合ったシステム」とは、自社の業務フローを見直すときに一番標準化しやすいシステムです。
通常システム導入というと自社の業務を基準にシステムを選ぶイメージがありますが、独自システムの運用コストをカバーできるような大きな企業であればそれでよいと思います。

中小企業の場合はクラウドシステムという既に標準化された業務フローがあるのでそちらに合わせて自社の業務フローを変える方が効果的です。

そのようなわけでサンライズの導入サポートでは単にシステムを入れるだけでなく、既存の業務フローの見直しも含めてシステムの選定から運用までを重視してサポートしています。

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